Associazioni

Associazioni

Nozioni fondamentali

Le associazioni devono avere un Atto Costitutivo ed uno Statuto in forma scritta depositato presso lUfficio del Pubblico Registro (non occorre il Notaio).

LAtto Costitutivo è praticamente un verbale di riunione di un gruppo di persone (preferibilmente non inferiore a 5) che decidono di fondare unassociazione, alla quale danno un nome e ne definiscono le finalità. E latto di nascita dellassociazione. AllAtto Costitutivo viene allegato lo Statuto, ovvero le leggi interne dellAssociazione.

Lo Statuto deve avere precise caratteristiche. Le principali sono:
- definizione dello scopo e dei mezzi
- assoluta democraticità tra i Soci: elettorato attivo e passivo garantito a tutti i Soci, possibilità a chiunque di entrare nellassociazione, trasparenza sia dei bilanci che delle decisioni prese;
- assenza di finalità di lucro e di qualsiasi forma di partizione dei beni sociali anche in caso di scioglimento dellAssociazione.

Lorgano sovrano è lAssemblea dei Soci che rappresenta tutti i Soci senza alcuna distinzione. Si riunisce solitamente una volta lanno in forma ordinaria e, ogni volta vi sia la necessità, in forma straordinaria. LAssociazione è retta da un Consiglio Direttivo che rappresenta lorgano amministrativo. E composto da un numero di membri proporzionato allentità dellAssociazione stessa, generalmente non inferiore a 5 (se unassociazione conta 1.000 Soci è bene che il Consiglio Direttivo sia di 7 o 9 persone, proprio per garantire una maggiore rappresentatività e quindi democraticità).
Lassociazione è rappresentata nei confronti dei terzi (tutti coloro che non sono Soci, altre Associazioni, Enti, Istituzioni, ) dal Presidente. Il Presidente può essere eletto direttamente dallAssemblea dei Soci o dal Consiglio Direttivo, in base a quanto previsto dallo Statuto.
Il Presidente rappresenta lAssociazione ma non è lunico responsabile poiché non può prendere decisioni autonomamente (se lo fa ne risponde in proprio). Il Presidente esegue un mandato in base alle decisioni del Consiglio Direttivo che è quindi solidale al Presidente; per questo motivo è importante conservare i verbali di Consiglio Direttivo. Nel caso di decisioni particolarmente importanti (esempio lacquisto di un immobile e laccensione del relativo mutuo), è bene richiedere lapprovazione dei Soci convocando unAssemblea Straordinaria.
Per questioni di funzionalità si fissano i ruoli dei vari consiglieri e si possono conferire incarichi. Le mansioni del Presidente e dei Consiglieri eletti sono gratuite, fatta eccezione delle spese vive documentate. Naturalmente il Presidente o un Consigliere possono essere pagati dallAssociazione per lo svolgimento di mansioni che esulino dallincarico (ad esempio: le pulizie della sede sociale, linsegnamento di una disciplina, ).

Il Socio
I rapporti tra i Soci devono ispirarsi a criteri di assoluta democraticità e trasparenza. Chiunque può far domanda di adesione allassociazione compilando lapposito modulo.
E bene prevedere che la domanda di adesione possa essere accettata anche da un consigliere o da persona alluopo delegata, salvo ratifica da parte del Consiglio Direttivo alla sua prossima convocazione. Questa procedura, oltre a snellire le pratiche di affiliazione, consente di evitare un periodo di latenza dal momento di presentazione della domandala momento di accettazione. Il Socio, infatti, è autorizzato a prendere parte alla vita associativa (ad esempio, frequentare i corsi di judo e pagare la relativa quota di partecipazione) solo quando la sua domanda è stata accettata.
Eventuali esclusioni devono essere motivate, naturalmente non si possono addurre motivazioni di carattere politico, religioso, razziale, sessuale, sociale, . In caso di non accettazione il Socio ha diritto di far ricorso nelle modalità previste dalla Statuto.
Il socio è tenuto al pagamento di una quota annuale. La morosità è un elemento sufficiente per lespulsione.
Per tutti coloro che svolgono attività fisica è necessario il certificato medico di idoneità.
Il Socio ha il diritto e dovere a partecipare alla vita associativa. Gli è garantita la facoltà di voto e di essere eletto, purchè maggiorenne. Vi possono essere casi particolari, ad esempio una piccola associazione che svolge solo corsi per bambini e ragazzi. Si potrebbe configurare unanomala situazione in cui in gruppo estremamente ristretto di persone (in genere listruttore, sua moglie, il suo vicino di casa, ) costituiscono unassociazione in cui tutti gli altri soci, in quanto minorenni, non hanno diritto di elettorato né attivo né passivo. Evidentemente unassociazione con queste caratteristiche potrebbe non rispondere ai previsti criteri di democraticità. In tal caso è bene prevedere che tutti i diritti dei Soci minorenni siano rappresentati da un genitore, al quale si riconoscono i diritti di elettorato attivo e passivo.

Tutti i soci devono essere registrati nellapposito libro soci. Il Libro Soci può essere anche in formato elettronico (foglio di word o di excel). Deve essere riportata la data di entrata del Socio e leventuale data di uscita dallassociazione. Per praticità si può rinnovare ogni anno, purchè si conservino tutti gli elenchi precedenti.

La necessità di conservare le domande di adesione e di trascrivere i dati nel libro soci impone alle associazioni di adeguarsi alle recenti normative sulla privacy (informativa sui diritti, firma per accettazione, protocollo di sicurezza per la conservazione dei dati)

Il Consiglio Direttivo
E lorgano amministrativo dellAssociazione, presieduto dal Presidente. Lo Statuto definisce se il Presidente è eletto direttamente dall'Assemblea o dal Consiglio Direttivo stesso. Le mansioni del Consiglio devono essere definite nello Statuto; in pratica gestisce ed amministra l'associazione in forma collegiale. Tutti i consiglieri hanno diritto ad un voto. Il Presidente ha solamente la rappresentanza dell'Associazione, non ha poteri decisionali autonomi rispetto al volere del Consiglio Direttivo.

Si consiglia di verbalizzare almeno 4 riunioni allanno (per piccole associazioni, tre riunioni possono essere sufficienti. (Due riunioni sono decisamente poche!).
Tutti i verbali devono essere raccolti in apposito registro e facilmente consultabili. E sufficiente un raccoglitore ad anelli.Esempio:
1° riunione: per definire le quote associative, le quote di frequenza ai corsi, le attività da fare durante lanno. E' la riunione di inizio attività.
2° riunione: fare il punto della situazione. Ad esempio: corsi che non si sono svolti per vari problemi, nuovi corsi che si intendono avviare, .
3° riunione: per lapprovazione del bilancio e della relazione del Presidente che saranno sottoposti allapprovazione dellAssemblea, e per fissare la convocazione dellAssemblea stessa. Questa riunione è essenziale e si deve necessariamente svolgere.
4° riunione: considerazioni sull'andamento dei corsi e programmazione della campagna promo-pubblicitaria per il prossimo anno. Definizione attività estiva,

Aspetti fiscali
Elenchiamo brevemente gli adempimenti e i documenti necessari per gestire l'associazione. Maggiori informazioni e i facsimili sono disponibili nell'area riservata alle associazioni affiliate (Area in corso di preparazione).
1) Libro di prima nota. Può essere un registro acquistato negli appositi negozi oppure un quaderno a quadretti o un foglio elettronico. Vengono giornalmente registrate le entrate ed uscite (quote associative, acquisto di materiali, pagamento di bollette, ). Non vi è l'obbligo di conservazione della prima nota, che a fine anno, redatto il bilancio, può essere distrutta.
2) Raccoglitore per le fatture degli acquisti, scontrini o giustificativi di spesa. Dopo aver registrato in prima nota il movimento di cassa, bisogna conservare il documento che attesta come sono stati spesi quei soldi o perché sono entrati. Per le quote associative e le quote servizi erogati nei confronti dei soci non è obbligatoria nessun tipo di ricevuta, è sufficiente registrare il totale giornaliero.
3) Raccoglitore per le fatture emesse e registro IVA (solo per le associazioni con partita IVA). In questo caso bisogna ricordarsi di pagare l'IVA con l'apposto modello e alle scadenza fissate.
4) Si ricorda che per le associazioni è necessario aprire un conto corrente bancario o postale sia per motivi di trasparenza sia perché tutte le movimentazioni (sia in entrata che in uscita) superiori a euro 516 dovranno essere fatte tramite banca (assegno, bonifico, )
5) Il Bilancio: conservare il bilancio di ogni anno che dovrà essere approvato dallAssemblea ordinaria entro 4 mesi dalla chiusura dellanno sociale

Una puntualizzazione su una questione spesso poco chiara: attività Istituzionale e attività commerciale.
Le associazioni hanno unattività di tipo istituzionale e possono avereanche attività di tipo commerciale.
1) ATTIVITA ISTITUZIONALE: attività prevista dalla Statuto svolta nei confronti dei Soci. Per svolgere attività e sufficiente il codice fiscale dellAssociazione in quanto tutta lattività istituzionale è fuori campo IVA.
Le quote associative (quella cifra che i soci pagano annualmente per aderire allassociazione) e le quote servizi erogati nei confronti dei soci (purchè lattività svolta sia prevista dallo Statuto) sono esenti dallIVA. Lassociazione non ha lobbligo di emettere alcuna ricevuta, anche se è buona norma nei confronti del Socio rilasciargli una ricevuta (o una tessera timbrata), che comunque non ha rilevanza fiscale.
In pratica la quota mensile (trimestrale, quadrimestrale, ) che un Socio paga allAssociazione per frequentare un corso di judo, non è soggetta ad IVA se lo Statuto prevede che lAssociazione svolga attività di corsi di judo. Nel caso non lo preveda espressamente si rientra nellambito delle attività commerciali.
Per questo motivo è bene scrivere con attenzione lo Statuto nei capitoli scopi e mezzi. Troppo spesso si rimane sul generico o si prevede un lunghissimo elenco di attività nel tentativo di non precludersi nulla. In realtà si ottiene il risultato opposto perché rende poco chiaro cosa realmente possa fare lassociazione, di fatto si rischiano contestazioni su tutto quello che si fa. La procedura corretta è di descrivere chiaramente le attività principali (sulle quali è bene non aver problemi) e prevedere un ultimo articolo generico (che possa allargare un po i confini delle attività dellassociazione)

Sono attività istituzionali i contributi erogati da Enti Pubblici o da altre Associazioni, Enti e Federazioni ai quali l'associazione è affiliata, purchè il contributo sia relativo ad un'attività prevista dalla statuto e non riconducibile ad una prestazione di servizio o cessione di beni.

Analogamente sono attività istituzionali le prestazioni di servizi rese nei confronti di associazioni che svolgono la medesima attività e che per regolamento o statuto fanno parte di una unica organizzazione locale o nazionale, nonché dei rispettivi soci, associati o partecipanti e dei tesserati dalle rispettive organizzazioni nazionali.
Quindi, se due o più associazioni affilate allAISE (purchè nel loro regolamento o nello statuto, sia espressa la volontà di affiliarsi allAISE) organizzino insieme un'attività prevista dai loro rispettivi statuti, eventuali somme di denaro che passano da unassociazione allaltra, per la copertura dei costi relativi liniziativa, sono fuori campo IVA. Se un Socio di una Associazione AISE, purchè in possesso di una tessera nazionale, partecipa ad uniniziativa promossa da unaltra Associazione AISE (ad esempio uno stage estivo) leventuale quota richiesta come servizio erogato nei confronti dei soci è attività istituzionale, fuori campo IVA.

2) ATTIVITA COMMERCIALE: tutte le attività che non rientrano nelle istituzionali. Alcune attività sono ritenute SEMPRE di natura commerciale anche se rivolte ai Soci e previste dallo statuto: vendita di beni (judogi, magliette, ), somministrazione di alimenti, sponsorizzazioni, affitti locali, .Non bisogna confondere lattività commerciale con la finalità di lucro. Infatti unassociazione può svolgere attività commerciale (ad esempio farsi sponsorizzare da una ditta) ma tutti i proventi dellattività commerciale devono essere investiti ed utilizzati allinterno dellassociazione per il perseguimento dello scopo sociale (quindi senza fine di lucro). Per svolgere attività commerciale è necessaria la partita IVA che può essere aperta in qualsiasi momento senza alcun costo.
Le associazioni possono scegliere se rientrare in un regime IVA ordinario oppure optare per il così detto regime 398 (forfetario e semplificato) che permette una facile e snella contabilità.

Per maggiori dettagli consultare il D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633, D.Lg. 4 dicembre 1997 n. 460 e la Legge 16 dicembre 1991 n. 398, scaricabili dalla sezione riservata (Area in corso di preparazione).